2018. április: orvostudomány, portré, jegyzet, tudomány, atomenergia, innováció, közlekedés, it, zöldkörnyezet, urbanisztika, fenntarthatóság
2018. április 4.

Szerző:
B. Szabó Edina

Az IT vezetők titkos élete

Amikor lassan életünk és munkánk minden területe digitális, online vagy mindkettő, okostelefonokat és tableteket használunk egy egyszerű utazástervezéshez vagy vacsorarendeléshez is, belső levelezésben osztjuk meg a feladatainkat, online videóazonosítással választunk új kollégát akár a Föld túloldaláról, felmerül a kérdés, legalábbis e cikk írójában felmerült, hogy tudjuk-e, mi mindent használunk, vagy mit kellene használnunk? Mit volna érdemes beépíteni a felhasználói mindennapjainkba vagy éppen vállalatunk működésébe?


Egyéni felhasználóként viszonylag egyszerű összehozni a használatban lévő rendszerek listáját, még egyéni vagy mikrovállalkozóként is, ha van az embernek jól együttműködő könyvelője, tárhelykezelője, karbantartója, jól kalibrált szoftverfrissítési mechanizmusa. Hol van az a pont, amikor már nem elég a notesz, az Excel lista a teendőkről, egyáltalán mitől függ a rendszerelemek bővítése, és ha már nehéz átlátni mindezt, hova fordulhatunk segítségért?
Itt jönnek képbe a misztikus IT szolgáltató cégek vagy alkalmazott IT vezetők és az ő titkos(ított) életük. Ami valójában nem is annyira titkos, mint inkább bizalmi alapon pozicionált, ahogyan az a Kovács Illés Bence informatikai vezetővel folytatott beszélgetésből kiderül.
A szakértő számos sikeres projekt és céges IT rendszertervezés és kialakítás, felügyelet után jelenleg egy több mint négyszáz fős vállalat digitális vezetőjeként dolgozik, hozzá tartozik az online és digitális termékek fejlesztése, a teljes digitális és online infrastruktúra, ahogyan fogalmazott, minden, amiben villany és bitek vannak. Természetesen minden részterületnek van szakmai vezetője, azaz IT vezető, saját termékek fejlesztési csapatvezető, adatelemző, analitikai csapatvezető, digitális marketing csapatvezető, vagyis egy egészen nagy csoport támogatja a rendszerek átláthatóságát. Nélkülük nehéz volna átlátni a teljes infrastruktúrát és a folyamatokat; hiszen területenként most is körülbelül húsz, összességében csaknem száz projekten dolgoznak a kollégák – együtt vagy külön-külön. Az összetett képből kiragadtuk magát a vezetői pozíciót és azokat az elveket, feladatokat, amelyeket minden IT alrendszer vezetőjének, illetve kiszervezés esetén ezek megvalósulására törekvő vállalkozónak teljesítenie kell.

Az IT területen gyorsan nyilvánvalóvá válik, ha nincs erős központi kézben fogva. Ilyenkor a rendszerek komplexitásából adódóan folyamatos problémák adódnak. Elengedhetetlen valaki, aki mindezt szemmel tartja, aki felülről vizsgálódik, és az összefüggések alapján megfelelő megoldásokat és döntéseket hoz a rendszerbe, melynek alapján a megfelelő lépéseket, logikai irányokat, döntéseket egy erre alkalmas stáb kivitelezi.
Melyek ezek az elvárt feladatok?

– Az informatikai vezető legfőbb feladata a rendszerismeret. A vállalat rendszereit ismernie kell, értenie kell az azok között fennálló logikai összefüggéseket, hogy képes legyen a rendszerek működésével kapcsolatban döntéseket hozni. Egy kisebb cég esetében talán kevésbé fontos létrehozni házon belül a pozíciót, hiszen a feladat még könnyen kiszervezhető. Abban a pillanatban, amint elérünk egy kritikus tömeget, tegyük fel ötvenfőssé duzzad a cégünk, ötven felhasználóval, a mindehhez kapcsolódó megnőtt adatforgalommal, és így tovább, akkor már annyi különböző, párhuzamosan futó rendszer kerül be a körforgásba, hogy elengedhetetlen valaki, aki mindezt szemmel tartja, aki felülről vizsgálódik, és az összefüggések alapján megfelelő megoldásokat és döntéseket hoz a rendszerbe. Ezeket a lépéseket, logikai irányokat, döntéseket pedig egy erre alkalmas stábnak kell kivitelezni, amelynek szintén vezetőre van szüksége. Ugyanúgy, ahogyan bármely más területen, itt is nagyon fontos, hogy egy meghatározott közös cél legyen, hiszen az IT területen gyorsan nyilvánvalóvá válik, ha nincs erős központi kézben fogva. Ilyenkor a rendszerek komplexitásából adódóan folyamatos problémák adódnak, ami megjelenhet akár egy számla kezelésében, például annak sztornózásában, és ha az egyes folyamatok nincsenek olyan részletességgel lebontva, hogy ez azonnal láthatóvá váljon, lehetséges, hogy ugyan számlázói szinten még nem, de főkönyvi szinten már krízist okozhat. Ezek ugyanis általában külön rendszerek, így aztán egy-egy hiba rejtve maradhat olyan sokáig, hogy akár már jelentős anyagi kárt is okozhasson.

Milyen IT alrendszerekre volna egyáltalán szükségük a cégeknek?

– Ha Magyarországot tekintjük, akkor egy ötvenfős cég még mindig kisvállalatnak számít, de ha e fölé a méret fölé megyünk, már nem ártana egységként kezelni az IT infrastruktúrát. A cégvezetők sajnos igen gyakran elhanyagolják mindezt, sokszor mondhatni paleolit, ezeréves körülmények között dolgoznak.
Olyan régi rendszereket üzemeltetnek, amelyeknek már megszűnt a támogatása, frissítése, ezzel máris magas üzleti kockázatot generálnak. Pedig nem is biztos, hogy az a kőkorszaki rendszer megfelel olyan elvárásoknak, amiket, mondjuk, az adóhivatal támaszt a cégekkel szemben. Ilyen helyzetek többnyire azért fordulnak elő, mert a cég alapításakor egy adott rendszer mellett tette le a voksát a cégvezetés, amikor az még friss volt, jól működött és megfelelt a követelményeknek. Ettől kezdve viszont az adatmennyiség növekedésével, annak jelentésével, a riporting vagy egyéb funkciók bonyolulttá válása miatt nem modernizáltak, ráadásul még ha a szándék meg is lett volna erre, egy elavuló rendszer esetében mindez előbb-utóbb nagyon bonyolulttá válik, ha egyenesen nem kivitelezhetetlenné.
A cseréhez vagy új megoldás bevezetéséhez két verziót találunk a piacon. Egyrészt több közép- és nagyvállalati megoldás közül választhatunk, amelyeket nagy nemzetközi fejlesztőcégek szállítanak; ezek jó megoldást jelenthetnek, de komoly hátrányuk, hogy a felmerülő igényeknél jóval komplexebb szolgáltatáskört lefednek, és emiatt félelmetesen költségessé válnak, ha valamilyen egyedi megoldást szeretnénk hozzájuk illeszteni, beletenni.
Másrészt ezek mellett vannak már olyan megoldások is, melyeket már nagyon sok magyar cég nyújt, hosszú évtizedekben mérhető tapasztalattal. Ezek ugyan kevésbé drágák, és nem feltétlenül érezhető rajtuk az a fajta nagyvállalati biztonság, amit egy globális megoldás képes nyújtani.
A számlázás példájánál maradva olyan megoldásra van szükség, amelynél elvárható a folyamatosan változó számviteli jogszabályok, törvények változásának követése. Ez egy vállalati rendszer esetében ugyancsak költséges mulatság lehet, hiszen egy kisvállalkozásra írt szoftver nem biztos, sőt, valószínűleg nem felel meg a nagyvállalati környezetben. Ilyen esetekben figyelhető meg a közbülső megoldások választása, amikor egy cég vásárol egy olcsó rendszert, és aztán sokat költ a fenntartására, vagy öszvérmegoldásokat alkalmaz különböző szoftverek összekötésével, ami nem feltétlenül ideális. Ezek fenntartása ugyanis – a régi berögződések, struktúrák miatt – egyre bonyolultabb és drágább lesz, a cégvezetők pedig nem észlelik, hogy egy olyan állapotban tartják ezeket a rendszereket, hogy „csak a holnapi napot élje túl”.
Nem látjuk előre, hogy holnapután, közép- vagy hosszú távon mi fog történni, milyen krízis várható, egy elavult vagy már nem támogatott (ismert) megoldás mikor adja fel. Ilyenkor, ha volna IT vezető vagy jól kiszervezett megbízott, legalább felhívnák a figyelmet a problémákra, ha esetleg a cég nem is tervezett költeni minderre…

Egy ötven fő fölötti cégnél már egységként kell kezelni az IT infrastruktúrát, melyet gyakran elhanyagolnak, például olyan régi rendszereket üzemeltetnek, amelyeknek már megszűnt a támogatása, frissítése, ezzel máris magas üzleti kockázatot generálnak. Nem látják előre, hogy milyen krízis várható. Egy IT vezető vagy jól kiszervezett megbízott felhívja a figyelmet a problémákra, és a háttérben gondoskodik a cég folyamatainak olajozott működéséről.
Még mindig nem IT területen működő cégekről beszélünk, hanem általánosságban egy bármilyen vállalkozásról…

– Igen, persze. Beszélhetünk akár étteremről is, bár ezeknél és sok más cég esetében például bevezették a folyamatos adatkapcsolat működtetését, az adóhatósághoz elektronikusan bekötést, a taxisokhoz vagy a kiskereskedelemhez hasonlóan. Az ilyen területen működő cégek vezetői kénytelenek voltak rendszert frissíteni, fejleszteni annak érdekében, hogy megfeleljenek az elvárásoknak. Ebből a szempontból ez jó lépés volt, hiszen rákényszerítette a gazdaság bizonyos területeit arra, hogy ezeket a rendszereket valamilyen szinten modernizálja. Ugyanakkor egy alumíniumprofil-gyártó cégnek ez a kérdés még sokkal kevésbé kritikus. Erre lehet pozitív hatással a hamarosan életbe lépő jogszabály – a százezer forintnál magasabb áfatartalmú számlák automatikus NAV-ba küldésére –, amely igen sok cégre vonatkozik, és mindenképpen kényszerítő hatású lesz abban, hogy valamiféle rendszerfrissítést végrehajtsanak. Valószínűleg komoly költsége lesz, jelentős beruházást igényel majd, attól függően, kinek mennyire vannak rendben a vállalatirányítási, pénzügyi rendszerei.
Ha informatikai területen működő cégről beszélünk, és hogy abban milyen szerepe van az IT vezetésnek, a legfontosabb, feltéve, ha komolyan vesszük a területet, egyébként ugyanaz, mint bárhol máshol.
Ha képesek vagyunk rendszerszinten kezelni a problémákat, akkor egy ilyen kötelező változtatás esetében az IT automatikusan olyan terület, olyan támasz, amely össze tudja kötni ezeket a folyamatokat a pénztárostól egészen a NAV-nak történő adatküldésig.
Összességében tehát az IT a normál folyamatok leképezését látja el az informatika szintjére, és ezekhez társítja a megfelelő eszközöket. Ilyen típusú feladatok ellátására nem alkalmas és nem is kell alkalmasnak lennie más területnek. Mondhatni ez a kulcs: az IT részleg és vezetője a háttérben gondoskodik a cég folyamatainak olajozott működéséről. És bizony, ez egy rendkívül bizalmi pozíció, hiszen az IT vezető ténylegesen belelát minden egyes folyamatba, legyen az egy szimpla szerződéskötés vagy megrendelés, mert mindenhol ott van, és mindennel kapcsolatban áll.

A tevékenységi kör mellett az is mindegy, hogy milyen ügyviteli rendben dolgoznak a cégek?

– Valójában igen, teljesen mindegy, az alrendszerek különbözhetnek, de vannak. Ha olyan vállalatirányítási módszerről beszélünk, amelybe beépítették a visszacsatolási lehetőségeket, és nagy szerep jut a HR modulnak is, a nap végére akkor is oda kell eljutni, hogy a napi történések, változások leképezhetők legyenek az IT rendszer szintjén, biztosítva ezzel azt, hogy a rendszerek egymással működőképesek legyenek.
Ez megint visszamutat vagy inkább többet mutat az informatikából, hiszen az teremti meg a hátteret ahhoz, hogy az információk, akár leegyszerűsített formában, de eljussanak a céljukhoz, és megtörténhessen velük, aminek meg kell történnie: elemzés, beépítés, kidobás, újratervezés, archiválás stb.
Az informatika, a meghatározott célok és a vezető jelenléte pedig már attól a ponttól kezdve fontos, hogy eldöntsük, hova fogunk behúzni egy kábelt, hova csatlakoztatunk egy eszközt. Padlóba, plafonba, falba? Milyen típusú kábelre van szükség, és azon keresztül hogyan jut el az információ oda, ahol a döntéstámogató rendszerek működnek? És ez még nem a köznapi értelemben vett IT, pedig minden ezen a szinten kezdődik, a rendszertervezéssel, és aztán, mint a hagyma héja, épülnek egymásra a rétegek, ezekből a rétegekből áll össze a cégek működése. Egy jól tervezett, összerakott cég esetében minden rendszer kölcsönhatásban áll egymással.

Az informatika, a meghatározott célok és a vezető jelenléte már attól a ponttól kezdve fontos, hogy eldöntsük, hova fogunk behúzni egy kábelt, hova csatlakoztatunk egy eszközt. Milyen típusú kábelre van szükség, és azon keresztül, hogyan jut el az információ oda, ahol a döntéstámogató rendszerek működnek?
Kik tartoznak egy IT csapathoz? Csupa fejlesztő, mérnök, gépszerelő?

– Ez igen összetett kérdés. Sok rendszer egymással párhuzamosan működik, és bár a működtetésük nem igényel minden esetben mérnöki tudást, a komplex összekapcsolódások miatt sokféle szakemberre van szükség. Egyrészt kell egy rendszertervezői, fejlesztői kapacitás, amely kapcsolat szinten látja a rendszereket, és tudja, hogyan lehet továbblépni azokban. Szükség van egy szoftveresre, vagyis programozóra, aki bizonyos rendszereket saját erősforrásból képes fejleszteni, módosítani. Ez például nagyobb cégek esetében kifejezetten fontos tényező, hiszen minden egyes probléma megoldásának jelentős költségvonzata lehet. Emellett a rendszerek karbantartása érdekében szükség van egy üzemeltetői csoportra, amelynek tagjai hardver- és szoftverszinten biztosítani tudják azt, hogy a számítógépek, a kábelek, az eszközökön a szoftverek egymással és önállóan is mindig üzembiztosan működjenek.
Van egy érdekes változó, amit szerverek esetében alkalmaznak, a rendelkezésre állás; ami egy üzembiztos szerver esetében legalább 99,95 százalék. Ezt úgy képzeljük el, hogy ha minden működik, akkor az év 365 napjából maximum 4 és fél óra (pontosan: 4 óra 22 perc 58,5 másodperc), amíg valami nem működhet. Ma már egyébként ez inkább ennek a töredéke, öt-tíz perc éves szinten, de a felhőalapú megoldások térhódítása miatt lassan már ez sem elfogadható a rendszerkiesést illetően.
Ez a változó, ez a határszám cégen belül is kitűzhető, így tehát a legfontosabb mutató az együttműködések, a csapatmunka tekintetében. A cél az, hogy a csapat képes legyen ezt fenntartani, a minél nagyobb rendelkezésre állást biztosítani, ez pedig a fejlesztés, rendszertervezés, szervezés és hardver-szoftver üzemeltetésben dolgozó szakemberek munkájának köszönhető.

Minél több területet érint az IT, annál több szakemberre van szükség?

– Nem, sőt egy jól összerakott kis csapattal remekül működhet minden, és ez akár távolról is menedzselhető. Nem igényel óriási erőforrást a fenntartás, mert ez egy tipikusan meglehetősen jól tervezhető terület. Ahogyan az összes többi vállalaton belüli terület jól tervezhető, mert azt tudjuk, hogy szükség van két könyvelőre, három mérnökre, egy újságíróra a hírportálhoz, azok mégis többször változhatnak, mint az IT. Ez a terület ugyanis kevéssé változik, pontosabban jó előre meghatározható, hogy merre várható változás, milyen lehetséges problémákra számíthatunk a rendszerben, sőt a véletlent is be tudjuk kalkulálni. Azaz meglehetősen pontosan meg lehet mondani szervezet-, folyamat- és feladattípusokként, hogy mekkora és milyen erőforrásokat kell biztosítani az IT területen, a cégmérethez mérten.

Meglehetősen pontosan meg lehet mondani szervezet-, folyamat- és feladattípusokként, hogy mekkora és milyen erő­forrásokat kell biztosítani az IT területen, a cégmérethez mérten. Egy jól összerakott csapattal remekül működhet minden, és ez akár távolról is menedzselhető. Nem igényel óriási erőforrást a fenntartás, mert ez egy jól tervezhető terület.
Ez akkor is tartható, ha a cég kiszervezi ezeket a feladatokat? Megbízóként mire kell ilyen esetben figyelni?

– Eléggé felhígult a szakma ezen a téren is – mert globálisan megnőtt a kereslet a jó informatikai szakemberek iránt –, úgyhogy érdemes figyelni, és nem elhamarkodottan választani. Úgy vélem, mindenképpen olyan céget kell választani, amelyiknek élő az ügyfélköre és aktív referenciái vannak ezen a területen.
A másik döntő szempont legyen az, hogy rendszerszinten képes feltérképezni a feladatokat, tehát ne azt mondja kapásból, hogy tizenkét rendszergazdára vagy még öt mérnökre van szükség, hanem valójában még mielőtt bármit mondana, felméri a terepet, és a felmerült kérdésekre vagy szituációra specifikus választ ad. Nem szabad abba a hibába esni, hogy „konzerv” megoldást választunk, a konzervrendszerek árába általában bele van kódolva a hiba… Arra is érdemes figyelni, hogy láthatóan olyan megoldásokat kínáljon, például távfelügyeleti, szoftveres megoldásokat, amelyek nem teszik feltétlenül szükségessé, hogy mindig legyen a helyszínen egy üzemeltető. Itt lép be a rendelkezésre állás is.
Érdemes tudni, hogy nagyon pontosan meghatározható az, hogy egy cég esetében a munkatársak száma és a végzett munka milyen erőforrást, milyen IT hátteret kíván. Ha egy cégnek valóban szüksége van IT üzemeltetési részlegre, akár vállalaton belül, akár kiszervezve, az a lényeg, hogy a felismerés után a tettek mezejére lépjen a menedzsment. Így hosszú távon csökkenthetők az üzleti kockázatok, előre láthatók az esetleges krízistényezők, és növel­hető a stabilitás.•

 
Archívum
 2011  2012  2013  2014  2015  2016  2017  2018

Innotéka